Be Ys OS – Der CX-Partner der nächsten Generation für Marken. Outsourcing für Einzelhandel und E-Commerce, das mit Ihrem Wachstum skaliert.
Be ys OS –
bietet engagierte, mehrsprachige und kanalübergreifende Teams für Einzelhandel und E-Commerce, die auf die Gewährleistung von Kontinuität rund um die Uhr, Skalierbarkeit in der Hochsaison, messbarer Leistung und sicherer Servicebereitstellung für schnell wachsende Marken ausgelegt sind.
E-Commerce- und Einzelhandelsmarken agieren in einem Umfeld, das von zunehmendem Wettbewerbsdruck, anspruchsvolleren Kunden, fragmentierten internationalen Märkten und dem ständigen Bedarf an wirtschaftlicher Leistung geprägt ist. In diesem Kontext wird das Kundenerlebnis zu einem entscheidenden Hebel für Differenzierung, Kundenbindung und Wachstum.
Marken im Einzelhandel und E-Commerce agieren unter ständigem Druck. Kunden erwarten schnellere Lieferungen, einfache und transparente Rücksendungen sowie sofortige Unterstützung, oft über mehrere Länder, Zeitzonen und Kommunikationskanäle hinweg.
Unabhängig davon, ob Sie als Folgendes agieren:
- Business-to-Consumer (B2C) — Bedienung der Endkunden
- Business-to-Business (B2B) — Wir bedienen Großhändler und Firmenkunden
- Direktvertrieb an Endverbraucher (D2C) — Direktvertrieb als Marke
- Consumer-to-Consumer (C2C) — Ermöglichung von Peer-to-Peer-Marktplätzen
…Sie stehen vor der gleichen operativen Realität: steigende Volumina, mehr Kontaktpunkte, steigende Erwartungen und eine sehr geringe Toleranz gegenüber Verzögerungen.
Das Gleiche gilt unabhängig von Ihrem Fulfillment-Modell:
- Auftragsabwicklung im eigenen Haus
- Drittanbieterlogistik (3PL)
- Dropshipping
- Klicken & abholen / aus dem Geschäft versenden
- Grenzüberschreitende Auftragsabwicklung
Aus Kundensicht bleibt die Erwartung unverändert: ein reibungsloses, konsistentes und zuverlässiges Erlebnis.
Durch flexible, maßgeschneiderte, mehrsprachige und mehrkanalige CX-Lösungen CX ermöglichen es Marken:
- Nahtlose, konsistente und personalisierte Kundenerlebnisse über alle Kontaktpunkte hinweg zu schaffen.
- Die Kundenzufriedenheit und -loyalität zu steigern, indem jede Interaktion in ein Mehrwerterlebnis verwandelt wird.
- Die kommerzielle Leistungsverbesserung zu beschleunigen, indem Prozesse optimiert und Conversions unterstützt werden.
Die von uns unterstützten Einzelhandels- und E-Commerce-Kategorien
Be Ys OS unterstützt schnell wachsende Teams im Einzelhandel und E-Commerce in einer Vielzahl von Branchen, darunter:
Kontozugang, digitale Lizenzen und Schlüssel, Downloads, E-Learning, E-Gutscheine, Mitgliedschaften, Verlängerungen, Abonnements
Audio- und Kopfhörergeräte, Kameras, Spielekonsolen, Laptops, Peripheriegeräte, generalüberholte Geräte, Smartphones, Smart-Home-Produkte, Smartwatches, Fernseher, Garantien und Schutzpläne
Accessoires, Athleisure, Kleidung, Schuhe, Handtaschen, Schmuck, Kinderbekleidung, Dessous, Oberbekleidung, Sportbekleidung, Streetwear, Sonnenbrillen, Uhren
Babypflegeprodukte, Getränke, Reinigungsmittel, Kaffee & Tee, Lebensmittel & Snacks, Haushaltswaren, Hygieneartikel, Grundnahrungsmittel, Tierfutter, Nachschub-Abonnements
Erste Hilfe, medizinische Geräte, Mobilitätshilfen, rezeptfreie Produkte, Körperpflegeprodukte, Gesundheitsüberwachungsgeräte, Apothekenartikel, Vitamine & Nahrungsergänzungsmittel, Wellnessprodukte
Bettwäsche, Möbel, Garten- & Outdoor-Artikel, Wohnaccessoires, Homeoffice-Ausstattung, Küchenartikel, Beleuchtung, Kleingeräte, Aufbewahrung & Organisation, Textilien
Concierge-Service, Designermode, edler Schmuck, hochwertige Elektronik, limitierte Editionen, Premium-Accessoires, Premium-Kosmetik, exklusive Wohnaccessoires, Uhren, Premium-Lieferservice Koordinierung
Brettspiele, Sammlerstücke, Konstruktionssets, Puppen, Lernspielzeug, Outdoor-Spielzeug, Puzzles, MINT-Sets, Sammelkarten, Videospielzubehör
Was verändert heute den Einzelhandel und warum Outsourcing einen Wettbewerbsvorteil schafft?
Die Kombination aus Same-Day- und Next-Day-Lieferung und Echtzeit-Sendungsverfolgung hat die Kundensensibilität gegenüber selbst kleineren Lieferproblemen deutlich erhöht. Sobald etwas „nicht stimmt“, melden sich Kunden beim Kundenservice. In der Hochsaison ist die Frage „Wo bleibt meine Bestellung?“ häufig der Hauptgrund für die Kontaktaufnahme. Support-Teams müssen Sendungsverfolgungsanfragen, Lieferausnahmen, Verzögerungen durch den Versanddienstleister, Adressänderungen, fehlgeschlagene Zustellungen und proaktive Statusaktualisierungen bearbeiten – ohne dabei interne Abläufe in der Auftragsabwicklung und Logistik zu beeinträchtigen.
Retouren umfassen weit mehr als nur Rückerstattungen. Sie beinhalten die Rückabwicklung von Logistikprozessen, die Einhaltung von Richtlinien, die Prüfung des Produktzustands, die Vermeidung von Rückbuchungen und die Berücksichtigung der hohen emotionalen Erwartungen der Kunden. Während Kunden eine schnelle und reibungslose Abwicklung erwarten, benötigen Unternehmen Kontinuität und Kontrolle.
Ein gut strukturierter Retourenprozess ermöglicht effiziente Umtausch- und Rückerstattungsabwicklungen, reduziert vermeidbare Retouren durch bessere Beratung vor dem Kauf und hilft, verdächtiges Verhalten zu erkennen – und das alles bei gleichzeitiger Gewährleistung eines reibungslosen und vertrauensbildenden Kundenerlebnisses.
Nachhaltigkeit wird zunehmend zu einer operativen Herausforderung. Weniger fehlgeschlagene Lieferungen, weniger Fehler bei der Kommissionierung und Verpackung, weniger doppelte Kundenkontakte und weniger unnötige Retouren reduzieren direkt Abfall und Betriebskosten. Die schnellsten Erfolge lassen sich in der Regel durch optimierte Prozesse erzielen: klarere Produktinformationen, weniger operative Fehler, transparentere Kundenkommunikation und intelligentere Eskalationswege, damit Probleme von Anfang an korrekt gelöst werden.
Internationales Wachstum bringt sofortige Komplexität mit sich. Mehrsprachiger Kundensupport, regionale Serviceerwartungen, Zeitzonenabdeckung, lokale Lieferbeschränkungen und unterschiedliches Retourenverhalten müssen parallel bewältigt werden. Kommen dann noch die Reaktionszeiten der Marktplätze hinzu, benötigen Marken ein skalierbares Servicemodell, das eine gleichbleibende Leistung in allen Regionen gewährleistet, ohne dass für jedes Land separate Teams aufgebaut und verwaltet werden müssen.
Schnell wachsende Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen können es sich selten leisten, dauerhaft Personal in der für Nachfragespitzen ausgelegten Größenordnung vorzuhalten. Outsourcing wandelt Fixkosten in flexible Kapazitäten um: Die Kapazitäten können bei Nachfragespitzen ausgebaut und bei sich stabilisierendem Volumen wieder reduziert werden. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Servicequalität, einheitliche Berichterstattung und Qualitätskontrollen aufrechtzuerhalten, ohne ständig Personalaufstockung oder operative Belastungen.
Unser Ansatz basiert auf einem ausgewogenen Verhältnis zwischen Technologie und menschlicher Expertise:
- CX-Tools und -Daten zur Verhaltensanalyse, Leistungssteuerung und Unterstützung fundierter Entscheidungen
- Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement zur Sicherstellung von Effizienz, Kontrolle und operativer Exzellenz
- Datensicherheit und Compliance als Grundlage für Vertrauen und Markenschutz
- Kompetente, engagierte Teams, die in der Lage sind, das Markenversprechen in allen Märkten zu verkörpern.
Unsere Lösungen passen sich den spezifischen Herausforderungen jeder Marke an: schnelles Wachstum, internationale Expansion, Bewältigung von Aktivitätsspitzen oder kontinuierliche Verbesserung des Kundenerlebnisses.
Warum schnell wachsende Einzelhandels- und E-Commerce-Marken sich für Outsourcing entscheiden
Anstatt die Zahl der festangestellten Mitarbeiter kontinuierlich zu erhöhen und die versteckten Kosten für Rekrutierung, Einarbeitung, Schulung, Fluktuation und Management zu tragen, setzen schnell wachsende Marken auf ein besser planbares Betriebsmodell mit einem dedizierten Outsourcing-Team. Dieser Ansatz gewährleistet ein hohes Serviceniveau und verhindert gleichzeitig, dass die Kostenbasis mit dem Volumen überproportional ansteigt.
Das Wachstum im Einzelhandel und E-Commerce verläuft selten linear. Kampagnen, Produkteinführungen und saisonale Spitzen können zu plötzlichen und signifikanten Volumensteigerungen führen.. BE YS OS ist so konzipiert, dass die Kapazität in Zeiten hoher Auslastung schnell erhöht und nach Stabilisierung der Nachfrage strukturiert und kontrolliert reduziert werden kann – ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Kunden kaufen rund um die Uhr ein und kontaktieren Marken über mehrere Zeitzonen hinweg.. BE YS OS Der Betrieb läuft rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr und gewährleistet so Kontinuität und Reaktionsfähigkeit, ohne dass Marken gezwungen sind, komplexe und kostspielige interne Schichtmodelle aufzubauen oder ihre Kernteams zu überlasten.
Die internationale Expansion erhöht die Komplexität quasi über Nacht.. BE YS OS Unterstützt mehr als 20 Sprachen und deckt sowohl europäische als auch asiatische Märkte ab, wodurch Marken in die Lage versetzt werden, ein einheitliches Kundenerlebnis über alle Regionen hinweg zu bieten, ohne die internen Teams zu vervielfachen.
Der Kundenservice findet nicht mehr über einen einzigen Kanal statt.. BE YS OS Unterstützt Sprach-, E-Mail- (einschließlich Kontaktformulare), Live-Chat und Social Messaging, sodass Kunden nahtlos zwischen den Kanälen wechseln können, während Kontext und Kontinuität erhalten bleiben.
Geschwindigkeit wirkt sich direkt auf den Umsatz aus. Schnellere Reaktionszeiten reduzieren Kaufabbrüche, Kundenfrustration und Eskalationsraten. Ein engagiertes Team, unterstützt durch strukturierte Arbeitsabläufe, intelligentes Routing und diszipliniertes Warteschlangenmanagement, hält das Auftragsvolumen unter Kontrolle – insbesondere in Spitzenzeiten.
Bei den Retouren spielen die Sensibilität für operative Kosten und starke Kundenemotionen eine Rolle.. BE YS OS Verwaltet Umtausch, Rückerstattungen und Nachbearbeitungen durch klar definierte Arbeitsabläufe, wodurch Nacharbeiten reduziert, Verwirrung minimiert und die Lösungsqualität auch unter hohem Druck aufrechterhalten wird.
Die Anzahl der Anfragen „Wo ist meine Bestellung?“ kann während der Spitzenzeiten rapide ansteigen.. BE YS OS Sie bearbeitet Anfragen zur Sendungsverfolgung, überwacht Lieferungen und kümmert sich um das Ausnahmemanagement, hält die Kunden auf dem Laufenden und entlastet gleichzeitig die Fulfillment- und Logistikteams.
Konsistenz ist bei diesem Umfang entscheidend.. BE YS OS Gewährleistet die Kundeninteraktion mithilfe von Vorlagen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Qualitätssicherungsrahmen und klaren Eskalationsregeln – und stellt so die Übereinstimmung mit dem Markenauftritt, den Richtlinien und den Kundenversprechen unabhängig von Volumenschwankungen sicher.
Mehr Meldungen bedeuten nicht automatisch bessere Kontrolle. BE YS OS bietet Echtzeitüberwachung, Dashboards und umsetzbare Leistungsindikatoren, die das SLA-Management, die Überwachung des Backlog-Zustands und die Qualitätskontrolle unterstützen – und zwar weit über einfache Ticket-Durchsatzmetriken hinaus.
Das Kundenerlebnis im Einzelhandel ist sowohl fragil als auch reputationssensibel.. BE YS OS Unterstützt die Servicequalität durch die ISO 9001-Zertifizierung (AFNOR) und wendet die ISO 2859-Stichprobennormen an, wodurch Auditierbarkeit, Konsistenz und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht werden.
Kundendaten erfordern strengen Schutz.. BE YS OS Die Bereitstellung erfolgt in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO und es werden sichere Hosting-Optionen angeboten, darunter Health Data Hosting (HDS)-Umgebungen und Sovereign Hosting, für einen konformen und kontrollierten Betrieb.
Rekrutierung und Einarbeitung sind zeitaufwändig und kostspielig. Outsourcing beseitigt diese Reibungsverluste, stabilisiert die Leistungserbringung schneller, begrenzt wiederholte Schulungszyklen und reduziert Serviceunterbrechungen durch Fluktuation.
Abwesenheiten, Personalfluktuation, plötzliche Auftragsspitzen oder unerwartete Ereignisse sollten das Kundenerlebnis nicht beeinträchtigen.. BE YS OS bietet strukturierte Liefermodelle und Abdeckungskapazitäten, sodass die Leistung nicht von einer kleinen Anzahl von Schlüsselpersonen abhängt.
Über die operative Ausführung hinaus BE YS OS Das Unternehmen investiert in Forschung und Entwicklung sowie in kontinuierliche Verbesserung durch datengestützte Berichterstattung und Analyse. Darüber hinaus bietet es KI-gestützte Datenannotations- und Labeling-Funktionen, um Initiativen im Bereich maschinelles Lernen und eine zunehmend intelligente Automatisierung zu unterstützen.
CX- und operative Dienstleistungen, die Sie an Be Ys OS auslagern können.
Kundensupport (mehrsprachig, über verschiedene Kanäle)
• Kundendienst: Fragen zu Bestellungen, Sendungsverfolgung, Nachverfolgung der Lieferung, Bearbeitung von Reklamationen und Beschwerden
• Rücksendungen, Umtausch und Rückerstattungen: Antragsannahme, Folgemaßnahmen, Statuskommunikation
• Bearbeitung von E-Mails und Kontaktformularen
• Live-Chat- und Social-Messaging-Support
• Verkaufsunterstützung
Backoffice-Abläufe
• Auftragsverwaltung (Änderungen und Stornierungen)
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und beim Rechnungsabgleich
• Koordination mit Fulfillment-Partnern, Drittanbietern für Logistikdienstleistungen (3PL) und internen Teams
Inhalt & Daten (Katalogleistung)
• Verwaltung und Inhaltsanreicherung des Produktkatalogs
• Attribut- und Variantenqualitätsprüfungen (QA) mit kanalübergreifendem Abgleich
Betrugs- und Zahlungsunterstützung (workflowbasiert)
Analyse und Berichterstattung
• Live-Überwachung und operative Tätigkeitsüberwachung
• Reporting-Dashboards (täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich)
• Leistungskennzahlen und Aktivitätsübersichten
• Analyse der Ticketinhaber, der Gründe für die Rückgabe und der Möglichkeiten zur Abwendung von Strafzetteln
Unterstützung für Informationstechnologie (IT) und Automatisierung
• Workflow-Optimierung, Routing-Logik, Tagging-Strukturen und Makros
• Technische Supportoptionen im Helpdesk-Stil
• Unterstützung mit Fokus auf Effizienzsteigerungen und Reduzierung ereignisbedingter Kosten
Optionale Wachstumsunterstützung
• Leadgenerierung durch Outbound-Telefonakquise und gezielte Akquise-Initiativen
• Umfragen und Abstimmungen per Telefon oder E-Mail-Kampagnen zur Messung der Kundenzufriedenheit
Warum Be Ys OS wählen?
• Reduzierung des operativen Arbeitsaufwands um 30–50 % (Kundenerfahrung + Auftrags- und Backoffice-Abwicklung)
• Verbesserung der Reaktionszeiten und der Kundenzufriedenheit
• Saisonale Spitzenzeiten ohne interne Einstellungs- oder Schulungszyklen abfangen
• Interne Teams können sich auf Vertrieb, Produkt und Wachstum konzentrieren.
Kontaktieren Sie uns
Wenn Ihr Einzelhandels- oder E-Commerce-Unternehmen schnell wächst, Kundenservice, Auftragsmanagement und Backoffice-Prozesse aber immer schwieriger ohne steigende Kosten zu bewältigen sind, sollten wir uns unterhalten. Wir analysieren Ihre Kanäle, Sprachen, Spitzenzeiten und wichtigsten Ticketfaktoren und schlagen Ihnen anschließend ein dediziertes Team vor, das auf Ihre Saisonalität und Ihre Serviceziele abgestimmt ist.
